La fecha de vencimiento de una factura es el plazo límite que el emisor de la factura otorga al cliente (deudor) para que realice el pago correspondiente por los bienes o servicios adquiridos. En otras palabras, es la fecha tope en la que el importe de la factura debe ser abonado según las condiciones pactadas entre las partes y teniendo en cuenta los límites de la la la Ley 15/2010.
La importancia de la fecha de vencimiento en las facturas
Poner una fecha de vencimiento, tanto para autónomos como empresas, en una factura es muy importante por varias razones:
- Claridad en los plazos de pago: Establece un plazo claro para que el cliente sepa cuándo debe realizar el pago, lo que ayuda a evitar confusiones.
- Gestión de flujo de caja: Te permite planificar mejor tu flujo de caja, ya que puedes anticipar cuándo recibirás los pagos y gestionar tus gastos en consecuencia.
- Prevención de impagos: Una fecha de vencimiento ayuda a fomentar la puntualidad en los pagos, ya que los clientes son más propensos a cumplir con sus obligaciones si saben que hay un plazo establecido.
- Facilita el seguimiento: Si un pago no se realiza antes de la fecha de vencimiento, puedes hacer un seguimiento más efectivo y recordar al cliente sobre la deuda pendiente.
- Aspecto profesional: Incluir una fecha de vencimiento en tus facturas también da una imagen más profesional y organizada de tu negocio.
Tipos de fechas de vencimiento en las facturas
En las facturas, generalmente se pueden encontrar varios tipos de fechas de vencimiento. Aquí te menciono algunos de los más comunes:
- Fecha de emisión: Es la fecha en que se genera la factura. Es importante para el registro contable.
- Fecha de vencimiento: Es la fecha límite en la que el pago debe ser realizado. Si no se paga antes de esta fecha, pueden aplicarse cargos por demora.
- Fecha de pago anticipado: Algunas facturas ofrecen un descuento si se paga antes de una fecha específica. Esta fecha es importante para aprovechar esos beneficios.
- Fecha de gracia: En algunos casos, se otorga un período adicional después de la fecha de vencimiento antes de que se consideren cargos por mora.
- Fecha de corte: En facturas recurrentes, como servicios públicos, esta es la fecha en que se cierra el ciclo de facturación y se generan los cargos.
Diferencia entre fecha de emisión y fecha de vencimiento
La fecha de emisión es el día en que se emite un documento, como una factura o un contrato. Es el momento en que se genera oficialmente el documento.
La fecha de vencimiento es el último día en que se debe cumplir con una obligación relacionada con ese documento, como realizar un pago.
Por otro lado, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento son muy importantes en contabilidad, ya que afectan el reconocimiento de ingresos y gastos, así como la gestión de flujos de efectivo.
- Fecha de emisión: Es el momento en que se genera un documento contable, como una factura. Esta fecha es crucial porque determina cuándo se reconoce el ingreso o el gasto en los libros contables. Por ejemplo, si emites una factura el 1 de marzo, deberías registrar ese ingreso en marzo, independientemente de cuándo se reciba el pago.
- Fecha de vencimiento: Esta es la fecha límite para el pago de una obligación. Afecta la planificación de flujo de efectivo, ya que te ayuda a anticipar cuándo recibirás dinero o cuándo deberás hacer un pago. Si una factura tiene un vencimiento a 30 días, debes estar preparado para que ese dinero entre o salga de tu cuenta en ese plazo.
En resumen, ambas fechas son clave para llevar un control adecuado de las finanzas, tanto de autónomos como de empresas, y asegurar que los registros contables reflejen la realidad económica de la empresa.
Aspectos legales relacionados con la fecha de vencimiento
Normalmente, la fecha de vencimiento se acuerda previamente entre las partes en el contrato, en las condiciones de venta o al emitir la factura.
Si no hay un acuerdo específico, el plazo de pago suele regirse por la legislación aplicable. La Ley 15/2010 de Lucha contra la Morosidad establece:
- Entre empresas y/o autónomos: El plazo máximo es de 60 días naturales desde la fecha de emisión de la factura, salvo que se pacte un plazo menor.
- Con administraciones públicas: El plazo máximo es de 30 días naturales.
- En cualquier caso, las partes pueden acordar plazos más cortos, pero no más largos que los establecidos en la ley.
Consecuencias del impago al vencimiento
Si el cliente no paga dentro del plazo establecido, pueden aplicarse intereses de demora o penalizaciones, de acuerdo con la normativa o el contrato.
El interés de demora legal para operaciones comerciales se publica periódicamente y suele ser más alto que el interés legal del dinero.
¿En que afecta la nueva normativa sobre facturación?
La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, introduce medidas para combatir la morosidad en las operaciones comerciales en España, que afecta tanto a los autónomos como a las empresas. Aunque no modifica directamente los plazos legales de pago establecidos en normativas anteriores, refuerza la transparencia y control sobre los plazos de pago mediante la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y profesionales.
Cómo establecer y gestionar la fecha de vencimiento en tus facturas
Establecer y gestionar la fecha de vencimiento en las facturas es un proceso bastante sencillo. Aquí te dejo algunos pasos que puedes seguir:
- Define un plazo de pago: Decide cuántos días después de la emisión de la factura quieres que sea la fecha de vencimiento. Comúnmente, se utilizan plazos de 30 o 60 días.
- Incluye la fecha de vencimiento en la factura: Asegúrate de que la fecha de vencimiento esté claramente indicada en la factura. Puedes colocarla en un lugar destacado, como en la parte superior o cerca del total a pagar.
- Utiliza un software de facturación: Si usas un software de contabilidad o facturación, muchas veces estos programas te permiten establecer automáticamente la fecha de vencimiento al crear la factura. En Novum asesores disponemos de una solución de software de facturación online, para autónomos y empresas, sin coste para nuestros clientes, y que puedes contratar en asesoría contable online.
- Envía recordatorios: A medida que se acerque la fecha de vencimiento, considera enviar recordatorios amistosos a tus clientes. Esto puede ayudar a asegurar que realicen el pago a tiempo.
Recuerda que la comunicación clara y amigable con tus clientes es clave para una buena gestión de las facturas.
¿Qué hacer si tengo facturas impagadas?
Para hacer un seguimiento efectivo de las facturas impagadas y cobrarlas, puedes considerar los siguientes pasos:
- Organización de la información: Mantén un registro claro de todas las facturas emitidas, incluyendo fechas de vencimiento, montos y datos de contacto de los clientes.
- Recordatorios amistosos: Envía recordatorios amistosos a tus clientes antes y después de la fecha de vencimiento. A veces, un simple recordatorio puede ser suficiente.
- Comunicación directa: Si la factura sigue sin pagarse, no dudes en comunicarte directamente con el cliente. Un correo electrónico o una llamada telefónica puede ayudar a aclarar cualquier malentendido.
- Establecer políticas claras: Si es posible, establece políticas claras sobre los plazos de pago y las consecuencias de no cumplir con ellos. Esto puede ayudar a prevenir futuros impagos.
- Uso de software de gestión: Considera utilizar un software de gestión de facturas que te ayude a automatizar recordatorios y llevar un seguimiento más eficiente. En Novum asesores disponemos de una solución de software de facturación online, tanto para autónomos como para empresas, sin coste para nuestros clientes, y que puedes contratar en asesoría contable online.
- Negociación: Si un cliente tiene dificultades financieras, podrías considerar negociar un plan de pago que sea viable para ambas partes.
- Vía judicial: puedes reclamar judicialmente los impagos, existe un procedimiento abreviado específico, MONITORIO, que permite reclamarlas y que es de rápida ejecución, siempre y cuando el deudor tenga bienes para responder. La interposición de este procedimiento no requiere de abogado ni procurador, no así la ejecución de la sentencia, para poder cobrar las cantidades adeudadas. Dado que todos estos trámites pueden resultar complicados o tediosos, siempre puedes contratar nuestros servicios de asesoría contable online.
¿Es obligatoria la fecha de vencimiento en la factura? Consecuencias de no incluirla
La legislación no establece de manera explícita que la fecha de vencimiento deba ser obligatoriamente incluida en todas las facturas. Sin embargo, es altamente recomendable hacerlo por varias razones:
- Claridad y transparencia: Incluir la fecha de vencimiento ayuda a los clientes a entender cuándo deben realizar el pago, lo que puede facilitar la gestión de sus cuentas.
- Condiciones de pago: Si se establecen condiciones de pago específicas, como un plazo de 30 días, es útil que esto esté claramente indicado en la factura.
- Facilita el seguimiento: Tener una fecha de vencimiento permite llevar un mejor control sobre las facturas pendientes y realizar seguimientos más efectivos.
- Prevención de conflictos: Al tener una fecha de vencimiento clara, se reducen las posibilidades de malentendidos sobre cuándo se espera el pago.
Aunque no es un requisito legal, incluir la fecha de vencimiento es una buena práctica que puede ayudar a mantener una buena relación con los clientes y a gestionar mejor la tesorería de tu negocio.
