Gastos deducibles para autónomos: Guía completa

Los gastos deducibles son aquellos que, siendo necesarios para el desarrollo de la actividad, permiten reducir el rendimiento neto en el IRPF y el IVA a ingresar.

• En IRPF, los gastos deducibles están regulados en la Ley 35/2006 y el Reglamento del Impuesto (RD 439/2007). Son los que resultan necesarios para la obtención de ingresos y cumplen con los requisitos de justificación y registro contable.
• En IVA, la Ley 37/1992 permite deducir las cuotas soportadas en bienes y servicios que se utilicen en la actividad empresarial o profesional, con especialidades en algunos casos (por ejemplo, turismo).

En definitiva, Hacienda entiende como gasto deducible aquel que cumple tres condiciones: está vinculado a la actividad, está debidamente justificado y no está expresamente prohibido por la norma.

Para que un gasto sea aceptado en una declaración de IRPF o de IVA, debe reunir siempre estos requisitos:

1. Correlación con los ingresos: Debe tener relación directa con la actividad y ser necesario para obtener ingresos.
2. Afectación a la actividad: El bien o servicio debe usarse de manera exclusiva o, si es divisible, de forma claramente proporcional a la actividad.
3. Factura completa: La justificación debe hacerse con una factura nominativa que cumpla los requisitos legales (NIF, domicilio, desglose de IVA, concepto). Los tickets simples no son válidos.
4. Registro contable: El gasto debe estar anotado en los libros obligatorios (ingresos, gastos, bienes de inversión). La ausencia de libros provoca el rechazo de amortizaciones u otros gastos.
5. Devengo en el ejercicio: El gasto debe imputarse en el año fiscal en que se haya producido.
6. No prohibición expresa: Ciertos conceptos, como multas, sanciones o liberalidades, no son deducibles en ningún caso.

A continuación, repasamos los tipos de gastos más habituales que los autónomos pueden deducirse, con sus particularidades y los matices que Hacienda suele aplicar en comprobaciones.

Vehículo, transportes, dietas y desplazamientos

En IRPF solo se aceptan los vehículos afectos de manera exclusiva a la actividad, lo que resulta difícil en turismos. Una excepción la constituyen los agentes comerciales, para quienes el Reglamento del IRPF presume afectación, aunque la AEAT exige cada vez más acreditar colegiación y contrato de agencia. En algunos casos, se han admitido gastos sin colegiación, pero la prueba de uso exclusivo debe ser muy sólida.

En IVA, la ley presume un 50 % de deducción en turismos de uso mixto, salvo que se demuestre un grado mayor o menor de afectación.

En cuanto a dietas y manutención, desde 2018 se aceptan los gastos de manutención del propio autónomo en establecimientos de hostelería, con límites diarios (26,67 € en España y 48,08 € en el extranjero; el doble con pernocta). Deben pagarse por medios electrónicos y justificarse con factura nominativa. Los tickets sin identificación son rechazados.

En cuanto a transporte y peajes, son deducibles si se vinculan a la actividad y cuentan con factura.

Materiales y materias primas

Todos los bienes consumidos o utilizados en la prestación de servicios o en la fabricación de productos son deducibles, siempre que estén afectos a la actividad y se justifiquen con factura. Incluye desde material de oficina hasta herramientas, ordenadores o software.

Alquiler, locales, vivienda y suministros

El alquiler de local es deducible íntegramente en IRPF e IVA si está destinado a la actividad.

En vivienda parcialmente afecta, en IRPF se admite deducir un 30 % de la proporción de metros destinados a despacho respecto al total de la vivienda.

En IVA, normalmente no es deducible salvo que exista contrato separado para el espacio afecto.

Es necesario aportar contrato de arrendamiento y justificar metros con planos o fotografías.

Seguros, cuotas y mutuas

La cuota de autónomos (RETA o mutua alternativa) siempre es deducible.

El seguro de salud es deducible en IRPF hasta 500 € por persona (1.500 € en caso de discapacidad).

Otros seguros (responsabilidad civil, multirriesgo del local, vehículo afecto) también son deducibles con factura y póliza.

Asesorías, gestorías y servicios profesionales

Son deducibles los honorarios de asesoría fiscal, gestoría, abogados, consultores, marketing o informática, siempre que estén vinculados a la actividad.

En este punto, recuerda que dado que estos trámites pueden resultar complejos, siempre puedes apoyarte en una asesoría fiscal online especializada en autónomos y empresas.

Comisiones bancarias

Los gastos de cuentas, TPV, pasarelas de pago o préstamos vinculados a la actividad son deducibles en IRPF. En IVA, la mayoría de servicios financieros están exentos, por lo que no se soporta IVA deducible.

Amortización de bienes de inversión

Los bienes con vida útil superior a un año (ordenadores, mobiliario, maquinaria, vehículos) se amortizan aplicando los coeficientes de las tablas oficiales de la AEAT.

La AEAT rechaza amortizaciones si no se lleva el libro de bienes de inversión debidamente cumplimentado.

Telefonía e Internet

En teoría son deducibles en proporción al uso profesional. En la práctica, Hacienda rechaza los gastos de móviles si no se acredita uso exclusivo. La mejor estrategia es tener líneas separadas para uso profesional y personal.

Sueldos y gastos de formación

Son deducibles los sueldos y salarios de empleados, las cotizaciones sociales a cargo del autónomo y los gastos de formación profesional, tanto propios como de empleados, siempre que estén relacionados con la actividad.

No todos los gastos pueden deducirse, aunque parezcan relacionados con la actividad. La normativa y la jurisprudencia establecen límites claros:

• Multas y sanciones, recargos e intereses de demora: Nunca son deducibles.
• Donativos y liberalidades: No son deducibles en el IRPF.
• Ropa de calle: Solo es deducible la indumentaria profesional identificable o los EPIs.
• Comidas de representación con clientes: En IRPF no son deducibles, salvo que se trate de manutención propia dentro de los límites legales y con factura.
• Teléfonos y suministros mixtos: Son rechazados si no hay prueba de uso exclusivo o separación clara.
• Gastos sin factura: La AEAT los rechaza sistemáticamente.
• Vehículos: En IRPF, salvo afectación exclusiva o prueba reforzada, no se admiten. En IVA, el límite habitual es el 50 % salvo prueba en contrario.

La clave para que Hacienda acepte un gasto no es solo que esté previsto en la ley, sino que esté bien documentado. Estos son los puntos críticos:

1. Factura completa: Debe contener NIF, razón social, concepto detallado, base imponible e IVA. Los tickets no sirven.
2. Pago trazable: Especialmente en dietas, el pago debe hacerse con tarjeta o transferencia.
3. Contrato o póliza: Imprescindible en seguros, alquileres o servicios de suministros.
4. Libro de bienes de inversión: Obligatorio para amortizaciones.
5. Libros de ingresos y gastos ordenados: Las facturas deben estar numeradas y coincidir con los asientos.
6. Documentar la afectación: En vivienda, con planos y fotos; en vehículos, con contratos, agenda de visitas, partes de trabajo o kilometraje; en telefonía/internet, con líneas separadas.
7. Explicar el motivo: En gastos de manutención o viajes, conviene anotar con quién se reunió o qué cliente se visitó.

De esta manera, el autónomo no solo cumple la normativa, sino que también reduce al mínimo el riesgo de que Hacienda rechace sus deducciones en una comprobación.