¿Qué es el acta de titularidad real de una empresa?

El acta de titularidad real de una empresa se utiliza para identificar y documentar quiénes son los beneficiarios finales o titulares reales de la entidad. Entre sus usos principales se encuentran:

1. Transparencia y clarificación de la estructura societaria: Permite conocer quiénes ejercen el control o poseen, de forma directa o indirecta, la empresa, eliminando estructuras opacas o complejas.
2. Prevención de actividades ilícitas: Ayuda a prevenir el lavado de dinero, financiamiento del terrorismo y otros delitos, al facilitar el rastreo de la procedencia de los fondos y la identificación de los actores clave.
3. Cumplimiento normativo: Es una herramienta esencial para cumplir con las regulaciones nacionales e internacionales que exigen la identificación de los beneficiarios reales, y es frecuentemente requerida por autoridades fiscales, entidades financieras y organismos reguladores.
4. Mejora en la diligencia debida (due diligence): Durante procesos de fusiones, adquisiciones o relaciones comerciales, este documento respalda la verificación de la identidad y legitimidad de los interesados en la empresa.
5. Confianza y seguridad en las transacciones: Contribuye a generar un entorno de negocios más seguro, permitiendo a las partes involucradas conocer a las personas que realmente controlan la empresa y tomar decisiones informadas.

En resumen, el acta de titularidad real es fundamental para asegurar la transparencia, integridad y legalidad en la estructura y operación de la empresa.

En el Real Decreto 304/2014 se establece que los titulares reales serán siempre personas físicas, y que pueden ser titulares por control, posesión o por administración:

• Titular real por control. Es la persona física que posee el 50% o más del capital social o el derecho a voto dentro de la Sociedad. Puede hacerlo de forma directa o indirecta, a través de otras Sociedades con participación o acciones en dicha sociedad.
• Titular real por posesión. Es la persona física que dispone del 25% o más del capital social o el derecho a voto dentro de la Sociedad. Al igual que el anterior, puede hacerlo de forma directa o indirecta, a través de otras sociedades.
• Titular real por administración. Ejerce el control de la sociedad como administrador, pero no puede cumplir ninguno de los dos criterios anteriores.

El objetivo de identificar a los titulares reales es garantizar la transparencia y prevenir actividades ilícitas, ya que permite conocer quiénes están detrás del control y la propiedad real de la empresa. De esta manera se evitan las figuras de los testaferros.

Para obtener el acta de titularidad real, se sigue generalmente un proceso interno que incluye los siguientes pasos:

1. Recopilación de información: Se deben reunir todos los datos necesarios sobre las personas que, directa o indirectamente, poseen o controlan la empresa. Esto incluye información personal, porcentajes de participación y cualquier estructura societaria interpuesta.
2. Verificación de datos: Es importante confirmar la veracidad de la información recabada. Esto puede implicar la revisión de documentos oficiales (como certificados de acciones, acuerdos societarios o registros públicos) y, en algunos casos, la consulta a bases de datos oficiales o privadas.
3. Elaboración del acta: Una vez verificada la información, se redacta el acta de titularidad real, normalmente por la notaria. Este documento debe detallar claramente quiénes son los titulares reales y, en qué medida (porcentaje o forma de control) influyen en la empresa.
4. Aprobación y firma: El acta debe ser aprobada y firmada por los responsables legales de la empresa (por ejemplo, el consejo de administración o los directivos), en escritura pública ante notario. Posteriormente, el acta quedará recogida en una base de datos del Consejo General del Notariado.

Desde la entrada en vigor de la ley en 2010 todas las sociedades incluyen en su escritura de fundación el Acta de Titularidad Real.

En cuanto a las creadas antes de 2010, es un trámite que también deben realizar para ponerse al día en sus obligaciones legales, ya que es un documento que diversas instituciones les pueden solicitar en cualquier momento (un banco, un socio, una notaría o un abogado).

Los notarios están obligados a no aceptar la formalización de escrituras o pólizas si las personas que comparecen en el acto no identifican de manera exacta quiénes son las personas jurídicas a las que representan.

Una vez se haya cumplimentado el acta, el Acta de Titularidad Real tendrá validez hasta que no se produzcan cambios en el porcentaje del accionariado de la Sociedad.

En caso de que haya cambios, será necesario que realices una nueva acta ante notario con los datos actualizados de los titulares.

Dado que estos trámites pueden resultar complicados o tediosos, siempre puedes contratar nuestros servicios de asesoría legal online para empresas y PYMEs.

Excepciones. Cuando no es necesaria:

• Sociedad unipersonal. Si no hay más participantes que tú en la Sociedad, no es necesario hacer el acta.
• Operaciones de bajo importe. No es necesario identificar al titular real en las operaciones de menos de 1000 euros (cifra que aumenta hasta los 2500 euros en el caso del pago de premios de loterías u otros juegos de azar).