¿Qué es Verifactu? Todo lo que debes saber sobre este sistema de verificación

El sistema Verifactu es una iniciativa de Hacienda para los procesos de facturación mediante programas informáticos en España. No se trata exactamente de un nuevo “software” que se debe instalar, sino de un marco normativo que regula cómo deben funcionar los programas de facturación (también llamados sistemas informáticos de facturación o SIF) para asegurar que cada factura emitida sea verificable, trazable, inalterable y, en algunos casos, transmitida directamente a Hacienda. 

Para entenderlo mejor, conviene desglosar los conceptos básicos:

• Facturación: es el proceso por el cual una empresa o autónomo emite un documento (factura) que recoge la entrega de bienes o prestación de servicios, con los datos fiscales correspondientes.
• Software de facturación: son los programas o plataformas que permiten crear, emitir, archivar y gestionar facturas, ya sean para autónomos, pymes o grandes empresas.
• Sistema de facturación verificable (Verifactu): es el conjunto de requisitos, procedimientos y condiciones que los programas de facturación deben reunir para cumplir con la normativa que impone Hacienda. Es decir: Verifactu define cómo debe funcionar tu software de facturación para cumplir con los nuevos estándares de control y fiscalidad. 

En la práctica, el funcionamiento de Verifactu tiene estas líneas de actuación:

1. Tu software de facturación debe estar adaptado al reglamento que exige Verifactu (por ejemplo, Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que regula los requisitos técnicos de los sistemas de facturación. 
2. Cuando emites una factura, el sistema registra un “registro de facturación de alta” (o la correspondiente anulación/modificación) mediante un fichero o registro informático que debe garantizar su trazabilidad, inalterabilidad y conservación. 
3. Existen dos modalidades:
   • Sistema SIF modalidad “Verifactu” (VERI*FACTU), en el que los registros de facturación se envían automáticamente y en línea a la sede electrónica de Hacienda. 
   • Sistema SIF modalidad “no verificable”, en el que no se envían los registros en línea, pero el software debe conservarlos garantizando integridad, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. 
4. En la factura emitida puede incluirse un código QR o un identificador que permita su verificación por parte de Hacienda o del destinatario, reforzando la trazabilidad del documento. 
5. Los responsables del software (fabricantes/desarrolladores) tienen también obligaciones: a partir de determinada fecha solo podrán comercializar programas de facturación que cumplan con Verifactu. 

¿Por qué sirve de ayuda? Porque Verifactu fortalece el control fiscal de Hacienda, reduce la factura falsa o la duplicación de facturas, mejora la trazabilidad de las operaciones y, para las empresas que se adapten antes, puede suponer una ventaja competitiva al optimizar sus procesos de facturación y cumplir con mayor seguridad. Y al tratarse de un modelo nuevo, genera urgencia: empresas y autónomos deben informarse, adaptar sus sistemas y no esperar al último momento. En ese ámbito, contar con una asesoría que te acompañe puede marcar la diferencia.

Para clarificar de forma directa sus rasgos principales, a continuación detallamos las características esenciales del sistema Verifactu mediante guiones:

• Adaptación de los programas de facturación: el software debe cumplir requisitos de integridad, trazabilidad, inalterabilidad y conservación de registros.
• Registro informático de cada factura emitida (y de su posible anulación o modificación) que no puede alterarse sin dejar rastro.
• Posibilidad (y en algunos casos obligación) de envío automático del registro a la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• Inclusión de un identificador único o código QR en la factura que permite su verificación externa.
• Obligación para los desarrolladores de software de facturación de comercializar sólo productos compatibles con Verifactu a partir de las fechas previstas.
• Obligatoriedad progresiva para autónomos, pymes y grandes empresas según el calendario de aplicación.
• Mejora de la trazabilidad de operaciones, mayor transparencia fiscal, reducción del fraude y de la competencia desleal.
• Dos modalidades de cumplimiento: elegir la modalidad “Verifactu” (envío en línea) o la modalidad “no verificable” (almacenamiento interno responsable).
• Posibilidad para la empresa de cambiar entre modalidad verificable y no verificable, con ciertas condiciones (por ejemplo, mantenerse al menos hasta fin de año tras optar). 

Estas características permiten entender de forma clara qué elementos debe tener tu software, qué obligaciones tienes tú como emisor de facturas y qué ventajas operativas pueden derivarse de un cumplimiento adecuado.

La obligación del sistema Verifactu tiene un calendario progresivo. A continuación, explicamos las fechas clave y los fundamentos legales:

• El marco normativo principal es el Real Decreto 1007/2023, del 5 de diciembre, que aprueba el reglamento que regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF). 
• En la web de la Agencia Tributaria se indica que ya hay que cumplir con los requisitos de funcionamiento de estos sistemas. 
• Los plazos de entrada en vigor son los siguientes:
  • Desde el 29 de julio de 2025, los desarrolladores de software de facturación sólo pueden comercializar programas que cumplan con Verifactu. 
  • A partir del 1 de enero de 2026, las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades (grandes empresasy pymes) y determinados emisores están obligados a tener los sistemas adaptados. 
  • Para autónomos y pequeñas empresas (Personas físicas), el plazo se extiende hasta el 1 de julio de 2026 para adaptarse. 

Por tanto, aunque la normativa ya está vigente en su base técnica, la obligatoriedad para ciertos colectivos tiene un plazo de cumplimiento. Es esencial que tanto empresas como autónomos no esperen al último momento para adaptarse.

Además, puedes consultar otros artículos en nuestro blog sobre la ley de facturación electrónica para profundizar en el contexto normativo. Y recordamos que la adaptación del software de facturación es una parte clave del cumplimiento: contratar servicios especializados puede facilitar mucho este proceso.

Para que tu empresa o actividad de autónomo esté preparada para Verifactu, conviene seguir unos pasos ordenados:

1. Diagnóstico de la situación actual: analiza qué software de facturación usas, si ya está adaptado o necesita actualización, si cumple requisitos de trazabilidad, conservación de registros e inalterabilidad.
2. Elegir o actualizar el software de facturación: asegúrate de que el programa que uses es compatible con Verifactu. Si no lo es, debes migrar o actualizar.
3. Formación del equipo interno: tanto tú como tu equipo administrativo o contable deben entender el nuevo sistema: qué datos se registran, qué procesos cambian, cómo se envían (o conservan) los registros.
4. Revisión de procedimientos de emisión de facturas: ajusta los procesos para que cada factura emitida pase por el software adaptado, se genere el registro con trazabilidad, se incluya el código QR o identificador si aplica, y se realice el envío o almacenamiento según modalidad.
5. Integración con la Agencia Tributaria: si optas por la modalidad verificable, el software deberá remitir los datos en línea a la sede electrónica de Hacienda. Si optas por la modalidad no verificable, debes garantizar que los registros se conservan de acuerdo con la normativa.
6. Control y auditoría interna: establece controles para asegurar que las facturas están siendo emitidas conforme al sistema Verifactu, los registros están generados, no hay omisiones, y se cumple con la conservación de datos durante el tiempo legal.
7. Asesoramiento especializado: como se trata de un cambio de normativa, técnico y fiscal, es muy recomendable contar con una asesoría experta que te guíe. En Novum Asesores somos expertos en asesoría contable online y podemos ayudarte en cada paso para que tu empresa o actividad de autónomo cumpla con Verifactu sin contratiempos.
8. Monitorización de plazos y normativa: sigue de cerca los anuncios de Hacienda, ya que aunque los plazos están definidos, pueden surgir instrucciones adicionales o aclaraciones sobre la aplicación práctica.

Si aún no sabes cómo adaptar tu empresa, en Novum Asesores te ayudaremos en cada paso del camino y te proporcionaremos la tranquilidad de contar con expertos en asesoría contable online.

Cuando se utiliza el sistema Verifactu, la Agencia Tributaria recibe una serie de datos relativos a la factura emitida. Estos datos permiten a Hacienda supervisar en tiempo real (o casi) la facturación de empresas y autónomos. A continuación, se desglosan mediante apartados H3 los principales datos que se envían o deben conservarse.

Fecha de emisión de la factura

La fecha exacta en que se emite la factura queda registrada en el sistema informático de facturación adaptado al Verifactu, de modo que cualquiera alteración posterior quedaría identificada. 

Número de factura

La numeración correlativa de la factura debe quedar reflejada en el registro, de modo que se pueda comprobar la cadena de facturas emitidas, verificar que no hay saltos, duplicaciones o alteraciones. 

Identificación del emisor y del receptor (NIF/NIE)

El registro incluye el NIF o NIE del emisor de la factura (la empresa o autónomo) y del receptor, permitiendo a Hacienda vincular la operación con ambos sujetos. 

Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA

Para cada factura, debe registrarse la base imponible, el tipo de IVA que se aplica y la cuota resultante, de modo que Hacienda tenga visibilidad inmediata del impuesto devengado. 

Importe total de la factura

El importe total, incluyendo impuestos, debe formar parte del registro, de modo que las órdenes de facturación completa estén perfectamente documentadas. (Aunque no todos los artículos lo lo mencionan explícitamente, se entiende como parte del registro contable).

Datos adicionales de la operación (cuando aplique)

Dependiendo del software y de la modalidad de envío, también pueden incluirse: el concepto de la factura, el enlace interno entre facturas emitidas y recibidas, el código QR o identificador único, otros datos relativos al medio de pago, descuentos, etc. 

Identificador único o código QR

Uno de los elementos distintivos del sistema Verifactu es que la factura puede llevar un código QR o un identificador que permite la verificación de la factura por terceros o por Hacienda, lo que refuerza la trazabilidad. 

Estos datos permiten que Hacienda tenga una visión mucho más precisa de la facturación en tiempo real, lo que refuerza la persecución del fraude fiscal, la transparencia y mejora la competencia leal entre empresas.

El sistema Verifactu no sólo está dirigido a grandes corporaciones: lo van a ver tanto autónomos, pequeñas y medianas empresas como grandes empresas. A continuación, se detalla cómo afecta cada colectivo:

Autónomos

Los autónomos que emiten facturas por su actividad económica también deberán adaptar sus sistemas de facturación al Verifactu. Esto implica que si usan un programa de facturación, deberá cumplir con los requisitos de trazabilidad, inalterabilidad, registro informático, etc. Si aún no lo han hecho, es un momento clave para anticiparse, actualizar su software, formarse y asegurar que no habrá sanciones por incumplimiento. La opción de contar con una asesoría especializada en asesoría contable online puede facilitar mucho esta transición.

Pymes

Las pequeñas y medianas empresas también entran dentro de la obligación. Deben revisar sus sistemas de facturación, asegurar que todo el proceso de emisión, registro y conservación de facturas cumple con Verifactu. Pueden beneficiarse de la digitalización del proceso, mejorar sus controles internos, y transformarse en empresas más eficientes desde el punto de vista contable. Adaptarse pronto les puede dar ventaja frente a competidores que lo dejen para el último momento.

Grandes empresas

Las sociedades sujetas al Impuesto sobre Sociedades, grandes emisores de facturas o aquellos con estructuras más complejas, están entre los primeros que deben adaptarse al sistema. Su volumen de facturación y la complejidad de sus procesos exigen que actúen con previsión, actualicen sus programas de facturación, formen al equipo contable y se aseguren de cumplir. No hacerlo conlleva un riesgo mayor de sanciones, posibles interrupciones y pérdida de reputación frente a Hacienda.

En definitiva, el sistema Verifactu afecta a todo tipo de sujetos que emiten facturas mediante un software informático en territorio español (exceptuando algunas excepciones que veremos en el apartado de Excepciones). 

Es importante saber que no todos los casos están obligados a aplicar Verifactu. Existen ciertas excepciones que la normativa contempla:

• Quedan excluidos los empresarios o profesionales que estén adscritos al sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) para la llevanza de los libros registro del IVA, ya que ya están bajo un sistema de información electrónica avanzada. 
• También están excluidos aquellos que no están obligados a emitir facturas según el Real Decreto 1619/2012 por el que se regulan las obligaciones de facturación, o que tengan autorizaciones específicas para no emitir facturas. 
• Tampoco se exige aplicar Verifactu para actividades fuera del territorio común del régimen general (por ejemplo, comunidades forales como País Vasco o Navarra podrían tener otros sistemas como TicketBAI) siempre y cuando cumplan los estándares de trazabilidad. 

Por tanto, antes de asumir esta obligación, conviene comprobar si tu actividad concreta está dentro del ámbito de aplicación, si ya estás suscrito al SII o si existen autorizaciones especiales para tu sector.

Aunque el sistema Verifactu representa un reto de adaptación, también ofrece importantes ventajas competitivas y marca una clara tendencia hacia el futuro de la facturación digital en España:

• Mejora de la transparencia: al emitir facturas mediante un software adaptado que genera registros inalterables, la trazabilidad de las operaciones comerciales mejora considerablemente.
• Reducción del fraude fiscal: gracias al control en tiempo real y a la imposibilidad de alterar los registros, se disminuyen las facturas falsas, duplicadas o no emitidas. 
• Ahorro de tiempo y costes: digitalizar la facturación, automatizar los procesos de registro, envío o conservación de datos, reduce tareas manuales, errores, archivado físico, y permite optimizar el departamento contable.
• Mejora de la competencia leal: las empresas que cumplen con Verifactu no compiten en desigualdad frente a las que defraudan, lo que genera un entorno más justo para todas. 
• Preparación para el futuro: dado que la tendencia mundial es hacia la facturación electrónica y la interconectividad fiscal, adaptarse antes permite estar preparado para nuevas obligaciones, formatos internacionales, interoperabilidad europea.
• Valor añadido para el cliente: las empresas que muestran cumplimiento normativo y buen control contable generan confianza en sus clientes, proveedores e inversores.

En definitiva, Verifactu no sólo es una obligación, sino una oportunidad para quienes lo vean como palanca de mejora operativa y competitiva. Si quieres que tu empresa aproveche esta transición como ventaja y no sólo como cumplimiento, contar con profesionales en asesoría contable online puede marcar la diferencia.

Sí. No cumplir con el sistema Verifactu puede acarrear sanciones importantes. A continuación, enumeramos algunas de las situaciones que pueden dar lugar a multas:

• Utilizar un software de facturación que no cumpla con los requisitos establecidos por el reglamento RRSIF y por Verifactu.
• No generar los registros de facturación de manera correcta (registro de alta, anulación o modificación) o permitir alteraciones sin rastro.
• No enviar (en modalidad verificable) los registros a la Agencia Tributaria o no conservarlos (en modalidad no verificable) según los requisitos de integridad, accesibilidad, trazabilidad e inalterabilidad.
• Emisión de facturas sin estar adaptado al sistema Verifactu cuando ya se ha alcanzado el plazo de obligatoriedad.
• Manipulación o alteración de los registros de facturación para ocultar operaciones, dividir facturas o emitir facturación falsa.
• No incluir cuando corresponda el identificador único o código QR que permita la verificación conforme a los requisitos del software de facturación adaptado.

En algunos medios se indica que las multas podrían alcanzar cifras muy elevadas, incluso decenas de miles de euros, dependiendo de la gravedad, el volumen de facturación y si se trata de reiteración. 

Por ello, la mejor estrategia es cumplir cuanto antes, revisar el proceso de facturación, asegurarse de que el software está adaptado y, si es necesario, contar con asesoría especializada.